برای بسیاری از مدیران، شنیدن نام ERP (برنامهریزی منابع سازمانی) با تصویری بزرگ، پیچیده و گاهی حتی ترسناک همراه است. در ذهن بعضیها، ERP یک پروژه سنگین، پرهزینه و صرفاً مخصوص سازمانهای خیلی بزرگ به نظر میرسد.
اما اگر بخواهیم سادهتر نگاه کنیم، ERP در واقع نقش «مغز مرکزی سازمان» را بازی میکند؛ سیستمی که اطلاعات واحدهای مختلف مثل حسابداری، فروش، منابع انسانی، انبار و عملیات را در یک بستر یکپارچه جمع میکند و کمک میکند تصمیمگیریها دقیقتر، سریعتر و مبتنی بر داده انجام شوند.
با این حال، پیادهسازی ERP شبیه نصب یک اپلیکیشن ساده روی موبایل نیست. این کار یک پروژه جدی و استراتژیک در سطح کل کسبوکار محسوب میشود؛ پروژهای که اگر بدون برنامهریزی و آمادگی شروع شود، میتواند به جای ایجاد ارزش، باعث اتلاف زمان و منابع شود. بنابراین لازم است از ابتدا با نگاه درست و قدمبهقدم جلو رفت.
نقطه شروع: دقیق بدانید چه میخواهید
اولین و مهمترین گام در پیادهسازی ERP، شفافسازی نیازهای سازمان است. در این مرحله باید به چند سؤال کلیدی پاسخ داده شود:
هدف اصلی از پیادهسازی ERP چیست؟
آیا هدف، افزایش سرعت فرآیندهاست؟ بهبود گزارشگیری مدیریتی؟ کاهش هزینهها؟ یا شفافیت بیشتر در اطلاعات؟دامنه پروژه کجاست؟
ERP قرار است از کدام واحدها شروع شود و تا کجا توسعه پیدا کند؟
اگر این موارد از ابتدا مشخص نباشند، پروژه در میانه راه دچار سردرگمی میشود و احتمال توقف یا شکست آن بالا میرود.
تیم اجرا و انتخاب سیستم
بعد از مشخص شدن نیازها، نوبت به دو تصمیم مهم میرسد:
۱) تشکیل تیم اجرای ERP
پیادهسازی ERP صرفاً یک پروژه فنی نیست. لازم است تیمی متشکل از نمایندگان واحدهای مختلف مثل IT، مالی، فروش و منابع انسانی شکل بگیرد. این تیم باید هم دانش فنی داشته باشد و هم بتواند با بدنه سازمان ارتباط مؤثر برقرار کند، چون ERP در نهایت به معنای تغییر در روش کار کل سازمان است.
۲) انتخاب سیستم ERP متناسب با سازمان
انتخاب ERP فقط بر اساس معروف بودن یا تعداد امکانات تصمیم درستی نیست. سیستم انتخابی باید با فرآیندهای سازمان همخوانی داشته باشد، قابلیت توسعه در آینده را فراهم کند و بتواند همراه با رشد کسبوکار پیش برود.
روشهای پیادهسازی ERP (به زبان ساده)
روش یکباره (Big Bang)
در این روش، سیستم قدیمی در یک زمان مشخص کنار گذاشته میشود و ERP بهصورت کامل جایگزین آن میشود. این رویکرد سریع است، اما به دلیل تغییر ناگهانی، ریسک خطا و فشار روی سازمان بالاست و بیشتر برای سازمانهای کوچک یا پروژههای ساده مناسب است.
روش مرحلهای (Phased Rollout)
در این رویکرد، ERP بهصورت تدریجی پیادهسازی میشود؛ مثلاً ابتدا واحد مالی، سپس منابع انسانی و بعد سایر بخشها. این روش ریسک کمتری دارد و امکان یادگیری و اصلاح در مسیر را فراهم میکند، اما زمان اجرای پروژه طولانیتر میشود.
روش موازی با سیستم قبلی (Parallel)
در این حالت، ERP جدید و سیستم قدیمی برای مدتی بهصورت همزمان استفاده میشوند تا اطمینان کامل از عملکرد سیستم جدید به دست آید. این روش ایمنتر است، اما هزینه و پیچیدگی بیشتری دارد.
در طول اجرا چه اتفاقی میافتد؟
پس از انتخاب روش اجرا، تمرکز پروژه روی این مراحل قرار میگیرد:
پیکربندی و تست سیستم
ERP باید متناسب با فرآیندهای واقعی سازمان تنظیم شود و پیش از بهرهبرداری نهایی، بارها مورد آزمایش قرار گیرد.آموزش کاربران
موفقیت ERP تا حد زیادی به میزان آموزش و آمادگی کارکنان بستگی دارد. آموزش مناسب، مقاومت در برابر تغییر را کاهش میدهد.مدیریت تغییر
تغییر سیستم کاری برای بسیاری از افراد سخت است. ارتباط شفاف، توضیح مزایا و همراهی کارکنان نقش مهمی در پذیرش ERP
